A elaboração das demonstrações contábeis constitui obrigação legal e instrumento essencial para a adequada gestão, controle e transparência das entidades. De acordo com o artigo 1.179 do Código Civil e o artigo 176 da Lei nº 6.404/1976 (Lei das Sociedades por Ações), o empresário e as sociedades empresárias devem manter um sistema de contabilidade, com base na escrituração uniforme de seus livros e na elaboração anual das demonstrações financeiras que expressem, com clareza e exatidão, a situação patrimonial e o resultado do exercício.
Para que o profissional contábil possa cumprir adequadamente essa função, é indispensável que o empresário forneça, de forma tempestiva, completa e fidedigna, todas as informações e documentos que evidenciem os fatos contábeis e operacionais ocorridos no período. Entre esses elementos incluem-se, mas não se limitam a: extratos bancários, documentos fiscais, contratos, relatórios de controle de estoque, folhas de pagamento, comprovantes de investimentos, financiamentos e demais registros que influenciem a posição patrimonial e o desempenho econômico da entidade.
Conforme estabelecem as Normas Brasileiras de Contabilidade (NBCs), em especial a NBC TG – Estrutura Conceitual, a informação contábil deve ser relevante e representar fidedignamente os fenômenos econômicos que pretende retratar.
A ausência, omissão ou entrega intempestiva de informações pelo empresário pode comprometer a integridade da escrituração contábil, prejudicar a elaboração das demonstrações financeiras e ensejar riscos de natureza tributária, trabalhista, societária e fiscal.
Recomenda-se que o empresário adote procedimentos padronizados de comunicação e envio das informações contábeis, preferencialmente por meio eletrônico, mantendo controle documental organizado e calendarizado. A utilização de sistemas integrados de gestão (ERP), pastas compartilhadas seguras ou portais de relacionamento contábil contribui para a eficiência do processo, reduz a ocorrência de inconsistências e assegura maior tempestividade na elaboração das demonstrações.
Em síntese, o adequado fornecimento das informações contábeis não apenas atende a exigências legais e normativas, mas constitui condição indispensável para que as demonstrações financeiras representem, com fidedignidade, transparência e conformidade técnica, a real situação patrimonial, econômica e financeira da entidade, fortalecendo sua governança e credibilidade perante investidores, instituições financeiras e órgãos fiscalizadores.
Portanto, a cooperação entre o empresário e o contador é essencial. A contabilidade é mais do que uma obrigação fiscal — é uma ferramenta de gestão que só atinge seu potencial quando baseada em informações completas, corretas e atualizadas.
